Erfahrungen mit Zoom beim Forum Regionen | Patricia

Das Forum Regionen (FoReg) Anfang Juni in Herbstein wurde corona-bedingt in ein digitales umgewandelt. Ein ermutigender Anfang ...

Bei Solo&Co treffen sich jährlich die Verant­wortli­chen aus allen Regionen im deutsch­sprachigen Raum, um Erfahrungen auszu­tauschen und voneinan­der zu lernen. Wir möchte die Regionen und Gruppen ermutigen, digitale Konferenz-Formate auszuprobieren, deshalb gibt‘s hier auch weiter­führende technische Hinweise und Links.

Nach sorgfältiger Recherche und Beratung wurde Zoom für die Videokonferenz ausgewählt. Zoom hat bei Datenschutz und Sicherheit inzwischen erheblich nachgebessert, Details hier. Es läuft auf Laptop (Mac/Windows) und Smartphone (IOS/Android) und ist intuitiv zu bedienen.

Die kostenlose Version von Zoom ist technisch einwandfrei, aber ermöglicht weniger Einstel­lungen und schaltet sich bei drei oder mehr Teilnehmern nach etwa 40 Minuten einfach ab. Im privaten Kreis ist das kein Problem, denn nach erneutem Klick auf den Einladungslink läuft das Meeting wieder weiter.

Solo&Co hat für das FoReg eine Version genutzt, die knapp 17 Euro im Monat kostet. Damit können Treffen mit bis zu 100 Teilnehmern und verschiedenen Rollen (Rechteverwaltung) einge­richtet und bis zu 24 Stunden durchgeführt werden. Das Ganze wurde über einen Server in Deutsch­land abgewickelt. Wer dem Meeting nur über Telefon beitreten will, kann dies dann über eine deutsche Nummer tun. Wenn man ein Password vergibt, einen Warteraum einrichtet, aus dem der Admin die Teilnehmer einzeln hineinlässt, und bestimmte Funktionen einschränkt sowie die „Tür“ hinter sich schließt, wird das Eindringen Fremder verhindert. Wie man Zoom datenschutz­rechtlich und sicher konfiguriert, ist hier in Einzelschritten nachzulesen.

Erfahrungsgemäß ist es bei mehr als 10 oder 12 Teilnehmern sinnvoll, inhaltliche und technische Aufgabe zu trennen. Der Admin kümmert sich um den Einlass, hilft bei Einwählproblemen, Ton- oder Bildstörungen, verteilt Teilnehmer auf Breakout-Räume und löscht Handzeichen der Teil­nehmer. Je mehr Teilnehmer umso mehr Aufwand macht das.

Ein Breakout Room ist ein virtueller Raum innerhalb eines Meetings. Zoom ermöglicht, neben dem Hauptmeeting parallel einen oder mehrere weitere Räume zu öffnen, Menschen gezielt oder nach Zufall auf diese Räume zu verteilen und nach vereinbarter Zeit auch wieder zurückzu­holen. Wir haben beim FoReg den Austausch in Kleingruppen mit jeweils vier Teilnehmern so organisiert. Je nach Lizenz sind Breakout Rooms in unterschiedlicher Zahl und Teilnehmergröße möglich. Mehr Infos dazu hier.

Schatzmeisterin und Vorstand Dani Nolte  hatte sich wegen ihrer Gemeinde bereits zu Beginn der Pandemie eingehend mit Zoom beschäftigt. Innerhalb kürzester Zeit brachte sie sich die Funktionen der Software durch learning by doing selbst bei. Ermutigende Botschaft: Es ist auch für einen Nicht-ITler möglich, sich da einzufinden. Hilfreiches Einführungs-Tutorial: Zoom-Meeting organisieren bzw. beitreten. Dani half mit Rat und Tat, viel Geduld und Humor Solisten schon vor dem eigentlichen FoReg dabei, sich mit dem Tool vertraut zu machen. Während des Meetings betreute sie als Admine das digitale Treffen und entlastete so Astrid.

Es war super, dass sich so viele, nämlich 38 Leute, trotz mancher Bedenken im Vorfeld auf diese Form des Treffens einließen. Durch die digitale Version haben mehr Solisten am Meeting teilneh­men können oder wollen, weil der zeitliche und finan­zielle Reise-Aufwand entfiel. Eine so große Gruppe muss in einer Videokonferenz Disziplin aufbringen, damit alles reibungslos klappt. Alle waren pünktlich, die Mikrofone blieben ausgeschaltet, wenn eine ihr Thema vortrug, um die techni­schen Nebengeräusche zu minimieren. Es war eine schöne Erfahrung, dass sich alle Teilnehmer voll kon­zen­triert und gegenseitig vor Augen hatten – viel schöner als mit Maske. Naturgemäß fühlt sich ein digitales Meeting für die Teilnehmer ‚kühler‘ an als eines mit Drücken und Bussi, Zwischenquasseln, Witze machen und Am-Arm-Zupfen sowie spontanen Begeg­nungen beim Essen oder auf dem Flur. Der Arbeitscharakter überwog, denn der freund­schaft­liche Aspekt beim Spaziergang, in der Pause oder beim abendlichen Bier entfiel.

Es war kostbar, wie auch auf diesem Weg Gemeinschaft möglich wurde! Um sich in größeren Regionen mal zwischendrin und ohne Reiseaufwand zu treffen, ist Zoom ein gutes Hilfsmittel und verdient, über die Pandemie hinaus genutzt zu werden. Wenn ihr in den Regionen Videokonferenzen für mehr Austausch und Vernetzung nutzen wollt und dafür Unter­stützung braucht, meldet euch in der Geschäftsstelle!

Dani Nolte möchte inzwischen auch die wöchentliche überregionale Spielerunde und ihr Krimi-Dinner über Zoom nicht mehr missen …